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虚拟办公

什么是虚拟办公?
虚拟办公人员包括分布在企业间或不同地域、不同部门、不同职位的员工,包括前端办公室员工(如销售、客户服务和支持人员)、后端办公室员工(如财务、人力资源和内部支持人员),以及技术人员和管理人员。尤其重要的是,除非正式员工或共享及使用资源受限的员工之外,虚拟办公人员不用整天固定在同一总部办公室使用同一台新万博manbetx官网登录计算机办公。
虚拟办公人员可以是:
● 远程或分支机构员工——包括从大型企业到小型地区办事处或本地销售/服务办公室、小型工厂以及信息亭的员工
● 远程员工(移动员工和家庭办公人员)——包括身处任何地方办公的人员,如实验室、考场、工厂、库房、临时工程现场、客户公司、家里、机场或咖啡厅
● 合作伙伴、独立工作人员或外包服务人员——在某个工程或项目中为外包公司服务的现场或非现场工作人员以及需要访问企业资源的业务服务提供商
远程和分支机构员工
远程办公室和分支机构从规模上看,有大型的,也有只有几名员工的小型办公室,包括大型制造厂和小型生产车间、大型区域中心和小型销售/服务机构、零售店和信息亭,既有境内的,也有境外的,也可能是合并或收购的产物。但这些员工有一个共同点,那就是他们与核心企业基础架构相距甚远,包括企业的IT 资产, 如应用和数据。远程和分支机构员工需要这些关键的IT 服务,但是由于地理距离的原因,IT 服务的交付变得尤为复杂,为此,一些公司花巨资在机构所在地置备IT 资源,但收效甚微。
远程员工——移动和家庭办公人员
对于远程员工来说,当前所在之处即是办公之处,包括客户办公室、家里、实验室、考场、工厂、库房、临时工程现场、酒店,甚至是咖啡厅。机动性很强的他们必须能够访问所需的所有公司应用和数据,才能确保工作的有效性。
如今,许多企业都鼓励采用远程办公计划,以提高企业生产力,降低设备成本,帮助员工更好地平衡工作和生活。Forrester 研究公司的报告显示,“目前,56%的美国家庭使用了宽带服务,而2002 年只有10%,这一增长表明更多的员工可以在家办公。”
合作伙伴、独立工作人员或外包服务人员
为企业提供服务的包括业务合作伙伴、顾问、派遣员工(如承包商或临时员工)或外包团队,从本质上来说就是非本公司员工。他们可能是拥有特殊技能的临时员工或承包商,只是短期或在某个固定时期为企业提供服务,和/或只是为了项目的开展,也可能是作为企业与服务提供商之间所订立的外包协议的一部分为企业提供服务。不管这些人员提供的是现场服务还是非现场服务,他们都需要访问公司的信息资源。
Forrester 研究公司的报告表明,“由于企业更关注员工的专业技能,因此常常会精简员工,这样一来,他们必须将大量的工作外包出去。这就意味着他们必须与供应商、合作伙伴和客户建立密切的关系,以分布式B2B 模式开展工作。”

虚拟办公带给企业的主要好处
如今,许多企业都推出了虚拟办公计划,因为该解决方案有很多优势,推动企业的发展。虚拟办公可帮助企业降低劳动力、差旅和设备方面的成本,最大程度地挽留和吸引最优秀的人才,以及更好地服务客户,同时还可提高响应度,增强决策能力,以及加快产品上市,最终促进企业的业绩增长。
降低成本
虚拟办公模式让企业可雇用成本相对较低的人力资源,削减差旅费用和开支预算,以及整合和降低固定设备成本。首先,虚拟办公计划让企业可灵活选择全球各地的低成本劳动力,仅在业务需要时雇用这些人员。例如,许多员工都来自偏远地区和外国如中国、印度、菲律宾乃至东欧,而不是大城市,一些是直接雇用,一些是签订外包或劳务合同,与大城市同等条件的人员相比,他们的工资要低得多。
企业还希望保留企业中最优秀的人才,避免因招募、雇用和培训合格的替补者而产生的高昂费用。根据企业领导力委员会(CLC)的离职成本计算器,中型企业每年都要花几百万美元来招募新人,以代替离职人员。例如,假设CLC 估算的员工离职造成的平均成本和降低的生产力成立,一家拥有5000 名员工、年离职率达14%的企业,如果说平均工资为58500 美元+6%的平均效益成本,那么每个离职人员的离职成本将达到21875 美元。这就是说,企业每年的离职成本就达1530万美元。4 通过提高员工满意度以及帮助员工平衡工作和生活,企业可降低人员流失率以及相关的人力资源成本。
其次,与雇用非当地人员相比,在业务所在地招募员工可最大程度地减少员工因拜访潜在客户和客户的出差次数。在线协作工具可进一步降低频繁出差的需求,让员工实现虚拟办公,并保持与身处各地的同事、经理和客户的协作。
最后,开展虚拟办公让企业有机会降低设备成本,这是企业的第二大预算项目。经营过程中的设备成本包括办公场所和相关费用,这构成了1/3 的典型设备预算,包括设备、税收、保险、清洁、维修、维护和管理费用。据美国房地产管理委员会估计,办公室每平方英尺的成本为23.27 美元,再乘以人均占地总面积327.55 平方英尺,就等于7622.09 美元。5 也就是说,企业每年每人的设备成本约为7600美元。因此,如果一家1 万人的企业为20%的员工成功实施远程办公计划(让这些员工在家办公),每年可节省设备成本达:2000 名员工×7600 美元=1520 万美元。同样,如果一家拥有5000 名员工的企业让员工每周进行一天远程办公,并实施一个新万博manbetx官网登录共享计划,每年可节省的设备成本将达到760 万美元。
推动增长,提高客户服务质量
企业必须找到一种全新的方式,支持企业以更少的资源做更多的事情――降低成本,同时提高客户服务质量,扩大产品供应,拓展客户群,以及拓展新市场。虚拟办公解决方案让企业可随着业务增长需求更快、更经济地开设(不到一天就可设立,每天甚至可以开设一个多机构)和服务分支机构,轻松融入合并和收购资产(一天之内让合并和收购公司旗下的所有员工访问企业系统、应用和数据),在必要时收紧业务范围,将生产力较低地区的资源灵活、快速、方便地转移到新项目。在市场竞争如此激烈的情况下,除了必须提供一致的客户服务和更高质量的服务,企业还必须拉近与客户之间的距离,为客户提供更多选择,及时或实时作出正确响应,并在非工作时间提供服务,以免错失销售机会,并与客户建立长期合作关系。IDC 报告指出,“许多企业均认为,加大对分支机构的投入是一个战略性机会,因为分支机构离客户最近。IT 部门希望能够为分支机构交付资源,支持其发展,同时控制运营和管理成本。” 6 虚拟办公模式有助于企业以符合成本效益的方式把握住每次商机。

提高企业生产力
由于员工的移动性不断增强,新型办公方式必须脱离传统的办公室模式,选择一种全新的模式——让员工在任何地方如工程现场、家里、工厂、客户公司、合作伙伴公司甚至国外办公。采用这种模式,企业必须确保虚拟办公人员可实时发布正确、可靠的公司信息,以更好地作出决策,并集中规划、监控和追踪运营,包括实时库存和生产管理、实时资源和物流管理、实时自动保障质量和报告竞争性产品,实时通知和监控,以更高的准确性和更低的成本提高企业的生产力。
事实上,研究表明,与在传统办公室工作的同事相比,远程办公人员的工作效率平均提高了10~20%。根据工作职位和个人业绩选定的远程办公人员的满意度也更高,因为远程办公帮助他们更好地平衡了工作和生活,同时提供了一个安静的环境,让他们能更专心地工作。据WorldatWork 称,85%的公司认为远程办公有助于挽留优秀员工。7
吸引高端人才
由于企业希望在全球范围内招募高技能人才,因此,他们必须满足员工不断增长的技术期望。如今,大多数虚拟办公人员都是伴随技术成长起来的年轻一代,他们已经将技术融入了个人生活的方方面面,他们期望和需要技术,因此,要雇用他们,企业必须提供最新的IT 解决方案。
此外,对虚拟办公的支持让企业可吸引、招募和挽留受过培训的高技能人才。同时,企业可在特定领域运用专家的专业知识,不管是个别承包商还是整个外包公司的专业技术。

虚拟办公带来的IT 挑战和要求
如上文所述,虚拟办公有诸多好处,但也给负责交付IT 服务的IT 部门(交付对象多数是总部的正式员工)带来了极大的挑战;现有的大多数IT 基础架构采用的是硬编码方式来交付应用。不同的虚拟办公场景,如远程办公室/分支机构、远程办公人员(移动和家庭办公人员)和合作伙伴、独立作业人员和外包服务人员对基础架构构成了挑战,对不是专为此场景设计的IT 基础架构提出了新的要求。如果只是单纯地重建现有基础架构会产生不必要的成本,降低性能,增加安全风险,从而会影响企业的传统办公,还无法完全满足虚拟办公人员的需求。企业对这些挑战的了解越详细,越有助于部署更全面的解决方案,充分发挥现有基础架构的效用。
优化性能,提高生产力
虚拟办公人员至少应该具备与总部办公人员相同的工作效率。同样,他们也应该获得与总部办公人员相同的IT 服务性能和可用性级别。然而,他们通常不能如愿,因为广域网、无线网或住宅小区网络降低了应用性能。服务性能的降低和运行中断也经常招致虚拟办公人员的不满。
此外,由于员工与应用和数据之间的新增基础架构组件可能因计划或非计划性的中断而出现故障,因此,虚拟办公人员经常会碰到业务中断。由于许多虚拟办公人员尤其是销售人员扮演了关键的角色,一旦他们的工作效率降低,就会极大地影响企业的盈利能力。
保持通信和协作
虚拟办公人员分布广泛,给IT 部门提供通讯和协作工具带来了很多困难。隔离硬件和非标准硬件影响了虚拟办公人员与同事的有效协作。除了看不见摸不着以外,他们还面临着其它许多沟通限制,如不在公司电话网内。由于未透明地存在于支持在线协作的公司通信基础架构内,虚拟办公的好处又一次被削弱了。
为员工提供后续培训可增强工作效率和灵活性,包括专业开发培训和有关新企业应用和流程的课程。员工不能亲自参加培训课程时,您如何确保他们可获得与职位相称的培训呢?由于无法在员工身旁提供支持服务,技术支持团队必须经由所支持的虚拟办公人员进行二手分析,因而降低了双方的工作效率。支持人员面临的另外一个挑战是为不是企业标准操作环境一部分的非员工新万博manbetx官网登录提供技术支持服务。
在控制风险的同时保证安全性和合规性
随着虚拟办公人员数量不断增多,地域分布越来越广,企业必须能够保护企业的知识产权,避免网络威胁,满足合规性以及保证数据的机密性。由于虚拟办公人员很少考虑本地保存数据可带来的风险,IT 机构必须在不妨碍虚拟办公人员工作效率的情况下,根据用户身份、地点、时间和设备等控制用户的数据访问权限。此外,虚拟办公人员可能使用各种计算机或设备包括个人设备进行访问,因此,IT部门必须保护企业网络远离恶意的安全威胁。在不影响虚拟办公人员工作效率的同时强制执行安全策略是保护公司数据的先决条件。
大多数虚拟办公人员有时还是会经由公共网络连接数据和应用。企业如何能够在不具备全面监控端到端应用传输的情况下,保证经公共网传输的资源的完整性和机密性呢?由于移动和远程办公人员、合作伙伴、独立承包商和外包服务提供商通常使用自己的设备来访问公司应用和信息,企业如何确保公司资源经不受公司策略和不在控制范围内的设备传输时能远离病毒、蠕虫和其它威胁呢?虚拟办公人员经虚拟位置访问数据,完成任务,被另行指派任务或离开公司的话,公司数据该怎么处理呢?如果笔记本丢失或被盗,而数据也保存在本地,就
会导致严重的后果,如客户端机密缺口、数据误用甚至是身份被盗。在虚拟办公环境下,虚拟办公人员可访问知识产权和客户端数据,因此,企业必须防止数据丢失。
另一个要求就是企业能满足合规性策略和法规,尤其是当虚拟办公人员访问公司数据时。企业如何审计和跟踪所有应用和数据的使用?他们必须保持对用户的统一审计,尤其是对虚拟办公人员的审计。
提供灵活性
如果IT 基础架构无法使用,或不能以同样的速度供给和取消供给,那么就会削弱快速添加或删除虚拟办公人员所带来的好处。让新人员正式投入工作前的准备时间是根据对正式员工的假设而定的,如从提供职位那天起四个星期的通知时间,再加上最开始那几天培训期。对远程办公室来说,特别是境外的,还要加上设备的交付时间。即使设备到货,没有受过培训的或专业的IT 人员也会延长准备时间。对于新设的分支机构来说,准备时间更长,因为还必须与IT 项目部署小组协调设备运输事宜。
缺乏灵活的供给能力也会增加企业的成本,因为IT 人员准备就绪和虚拟办公人员开始办公前的这段时间,工作效率极其低下。雇用到期时,取消供给基础架构也会产生相应的管理费用,还有虚拟办公人员离开后剩下的冗余硬件。
降低基础架构成本
如果IT 部门采用传统的方式交付IT 服务,并且还需要追加对IT 基础架构的投资,那么就会最大程度地降低虚拟办公人员的成本效益。为了给全新的虚拟办公场景提供支持,企业通常的做法是重新构建后端基础架构。将应用和数据安装在外包和境外服务提供商的设备上以避免安全性或延迟问题就是一个很好的例子,但这样会增加外包服务的总运营成本,因为后续维护和升级会增加初始的资本投资。
此外,如本白皮书前面所述,确保虚拟办公的安全性和合规性也会增加管理成本。购买和维护基础架构如防火墙和VPN,以及实现审计和修复都会增加成本。

总结
采用虚拟办公模式,企业获得了一系列好处,可促进企业的发展和繁荣,同时还能降低劳动力、差旅和设备成本。要支持虚拟办公,企业必须具备全面的IT 解决方案,才能满足虚拟办公人员对应用和数据交付的需求。虚拟新万博manbetx官网登录解决方案,可为企业提供所需工具和服务来支持虚拟办公,以及满足虚拟办公带来的IT 需求,并成功应对挑战。如果企业拥有这一综合IT 解决方案,他们可获得虚拟办公带来的所有好处,从而增强其竞争力,超越其它极具竞争力的公司。